如何加強培訓讓ERP走上坡路
鐵打的營(yíng)盤(pán)流水的兵。春節假期過(guò)后，很多企業(yè)不可避免地人員流動(dòng)、結構調整，企業(yè)ERP關(guān)鍵用戶(hù)流失的利害，再加上對新員工培訓還不到位，故不少企業(yè)ERP上線(xiàn)一段時(shí)間后，不但使用效果沒(méi)有提升，反而走上了下坡路。在這篇文章中，筆者就談?wù)勂髽I(yè)該如何做好用戶(hù)的后續培訓，讓ERP能夠走上坡路，實(shí)現關(guān)鍵用戶(hù)離職，但是ERP系統積累下來(lái)的經(jīng)驗并不是流失。
一、關(guān)鍵用戶(hù)流失對EPP系統的致命影響
ERP就好像是一輛消防車(chē)。要開(kāi)好這輛車(chē)，還需要有經(jīng)驗的駕駛員。如果企業(yè)有經(jīng)驗的駕駛員離職了，此時(shí)這兩消防車(chē)就可能會(huì )罷工。如果企業(yè)臨時(shí)招募一名駕駛員，也會(huì )因為新的駕駛員經(jīng)驗不足開(kāi)不好消防車(chē)，從而影響救火的效率。ERP系統也是如此。筆者有不少的客戶(hù)，關(guān)鍵用戶(hù)流失的相當厲害。ERP系統上線(xiàn)兩年后筆者再去回訪(fǎng)客戶(hù)，見(jiàn)到的都是老面孔。在這種情況下，ERP系統怎么樣才能夠走良性循環(huán)的道路呢？
筆者認為，項目組長(cháng)需要充分認識到企業(yè)關(guān)鍵用戶(hù)流失對ERP系統的負面影響。只有建立正確的態(tài)度之后，才能夠在后續的工作中采取對應的措施來(lái)消除這種不利的影響。如項目組長(cháng)可以為每個(gè)崗位多培養一些關(guān)鍵用戶(hù)。如此的話(huà)，即使有一個(gè)關(guān)鍵用戶(hù)離職，但是仍然有人可以代替其執行職責，等等。項目組長(cháng)要有這種未雨綢繆的正確態(tài)度。很多企業(yè)正是由于沒(méi)有準備，才導致關(guān)鍵用戶(hù)離職后無(wú)人可替。最后沒(méi)辦法只好沖忙拉個(gè)新人進(jìn)行培訓�？上攵�，此時(shí)的效果會(huì )有多差。
二、員工通過(guò)培訓取得上崗證書(shū)才可賦予相關(guān)權限
企業(yè)應該定期對新老員工進(jìn)行ERP理念與系統操作的培訓。雖然有不少的企業(yè)做到了這一點(diǎn)，不過(guò)有時(shí)候培訓往往流于形式。項目組長(cháng)在臺上講了幾個(gè)小時(shí)，員工就可能在下面睡覺(jué)。下課后什么內容都忘了。這主要是企業(yè)缺乏必要的考核機制。
在此筆者要給大家介紹一種上崗證的培訓理念。其實(shí)原理很簡(jiǎn)單。培訓過(guò)后，需要對用戶(hù)進(jìn)行考核，如書(shū)面測試或者面試。只有通過(guò)考核之后，才能夠給其一張上崗證。只有獲得上崗證的員工，才能夠在ERP系統中進(jìn)行相關(guān)的操作。如果沒(méi)有通過(guò)的話(huà)，那么就需要重復進(jìn)行培訓、考核，直到通過(guò)為止。具體的說(shuō)，在執行上崗證制度時(shí)，需要注意如下幾個(gè)方面的內容。
一是要做到將上崗證與企業(yè)員工管理制度進(jìn)行結合。如企業(yè)招募新員工，一般都會(huì )有三個(gè)月的試用期。只有試用期合格之后，才能夠轉為正式員工。此時(shí)可以將這個(gè)ERP培訓的考核與試用期員工考核的標準掛鉤起來(lái)。也就是說(shuō)，如果在試用期內，新員工不能夠取得相關(guān)的上崗證書(shū)，那么就試用不合格。在這種剛性的要求下，員工才會(huì )認真的去學(xué)習。
二是需要注意，培訓可以通過(guò)員工自主培訓的信息展開(kāi)。如項目組長(cháng)可以將相關(guān)的培訓內容制作成視頻，放在企業(yè)的網(wǎng)絡(luò )上。然后給每個(gè)用戶(hù)一個(gè)帳號，要求其每個(gè)季度必須完成一定的培訓課時(shí)。然后再進(jìn)行考核。這就好像現在靠駕駛執照，必須要滿(mǎn)足一定的課時(shí)之后才能夠參加考試。這可以提高系統培訓的效果。同時(shí)可以降低企業(yè)培訓的成本。
三是員工的考核要側重于系統的操作。通常情況下，員工的考核可能會(huì )采取書(shū)面測試的方法。不過(guò)筆者這里并不建議。筆者認為，應該更加的側重于系統的操作。如在考核時(shí)，可以讓用戶(hù)獨立的完成一些作業(yè)的操作，如采購訂單變更、未結案采購訂單的查詢(xún)等等操作。畢竟在后續的使用中，是以操作為主。
三、培訓過(guò)程中要包含以前操作中的失誤
失敗是成功之母。其實(shí)這句話(huà)不一定準確。如果失敗了，沒(méi)有總結，那么下次還是會(huì )失敗。只有失敗后進(jìn)行了相關(guān)的總結，并采取對應的措施，預防下次再犯同類(lèi)的錯誤。在這種情況下，失敗才是成功之母。在ERP培訓過(guò)程中，也需要落實(shí)這個(gè)理念。
首先，對于前期操作過(guò)程中出現的錯誤，系統管理員應該進(jìn)行不斷的總結，并利用書(shū)面的形式記錄下來(lái)。如果可以通過(guò)系統設置來(lái)避免以后犯類(lèi)似的錯誤，那么也要講這個(gè)解決措施記錄下來(lái)。我們不希望，在同一個(gè)地方摔倒兩次。這里各位不要嫌麻煩。只要在日常操作中，出現了異常的狀況，都要進(jìn)行一一的記錄。如在下采購訂單時(shí)，由于某個(gè)產(chǎn)品的采購量比較大，用戶(hù)考慮到交期問(wèn)題，會(huì )將產(chǎn)品下給兩個(gè)不同的供應商。此時(shí)可能會(huì )出現兩個(gè)問(wèn)題。一是不同的供應商產(chǎn)品，在外觀(guān)上可能會(huì )出現一些色差。這些色差客戶(hù)是否能夠容忍？二是如何將兩張采購訂單同時(shí)對應到一個(gè)采購計劃？如果一不小心，企業(yè)就會(huì )在這里載跟斗。只要一次出現了狀況，就要將相關(guān)的內容（包括問(wèn)題出現的背景、錯誤的操作、導致的后果以及后續的預防措施）等等記錄在案。
其次，在培訓時(shí)，這些內容就成為了很好的反面教材。特別是對于新員工來(lái)講，每次對他們進(jìn)行培訓時(shí)，都需要將這些相關(guān)的內容過(guò)一遍。這可以很好的防止企業(yè)在同一個(gè)地方不同的交學(xué)費。不僅在培訓時(shí)，在后續考核時(shí)，也應該圍繞這些問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行展開(kāi)。其實(shí)我們的目的很明確。用戶(hù)以前在ERP系統操作過(guò)程中所出現的失誤，不應該再重新犯。而利用這些反面教材，就可以起到這種效果。
四、培訓在點(diǎn)的基礎上擴展到面
有些企業(yè)的項目管理員在培訓時(shí)，視野太過(guò)于狹窄。如對采購員進(jìn)行培訓時(shí)，只對其培訓采購相關(guān)的作業(yè)。如此的話(huà)，培訓效果不會(huì )很理想。這主要是因為ERP系統中的各個(gè)作業(yè)一環(huán)套著(zhù)一環(huán)。采購作業(yè)來(lái)源于銷(xiāo)售與生產(chǎn)，同時(shí)又是收貨、應付等模塊的前置作業(yè)。采購用戶(hù)雖然不需要對系統的所有操作都了解，但是應該清楚，如果自己這個(gè)環(huán)節出現錯誤的話(huà)，那么會(huì )對其他用戶(hù)產(chǎn)能怎么樣的不利影響。這也是筆者建議在培訓時(shí)要能從點(diǎn)擴展到面的原因。
如在給一個(gè)采購員培訓采購價(jià)格變更的相關(guān)作業(yè)時(shí)，要讓采購用戶(hù)認識到，如果采購的價(jià)格不準確，會(huì )對后續的作業(yè)產(chǎn)生多大的影響。如財務(wù)核算的基本要求是要做到三單一致：采購訂單、發(fā)票、入庫單的價(jià)格與金額一致。如果采購價(jià)格錯誤，那么就可能導致發(fā)票錯誤、導致應付帳款錯誤。在培訓時(shí)，要讓用戶(hù)明白，如果其工作不到位，影響的不單單是這個(gè)點(diǎn)，而是會(huì )影響到一個(gè)面。
同時(shí)，也要讓用戶(hù)認識到，在后續糾正這個(gè)錯誤時(shí)，可能需要花費成倍的工作量。如在付款時(shí)，才發(fā)現采購價(jià)格有誤。此時(shí)就需要作廢應付憑單、作廢發(fā)票，然后更改計價(jià)數量。在重新生成應付帳款等等。而不是說(shuō)只在采購訂單上更改采購單價(jià)即可。與采購價(jià)格相關(guān)的后續作業(yè)，都要作廢掉并重新作一遍。如果用戶(hù)能夠認識到自己錯誤給他們以及自己可能增加成倍的工作量，那么用戶(hù)在系統操作時(shí)，就會(huì )謹慎許多。有不少的用戶(hù)，在操作系統時(shí)馬馬虎虎，有部門(mén)原因就是沒(méi)有充分認識到這一環(huán)扣一環(huán)的問(wèn)題。還以為操作錯誤不會(huì )影響到其它人。
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